E-social, entenda o que muda

O e-social está tirando os cabelos de muitos empresários e escritórios contábeis ao redor do Brasil. Neste texto iremos discorrer sobre algumas questões que são relevantes a fim de tranquilizar o contribuinte e dar maiores ferramentas para lidar com o sistema. Afinal, o e-social não será uma nova obrigação. Será apenas uma via para implementar todas as leis trabalhistas de maneira mais eficaz.

Neste texto vamos abordar:

• O que é o e-social e o que não é;
• Quem está obrigado, quem estará obrigado e quais são as fases de implementação do sistema;
• Medidas para facilitar a sua vida e a vida de sua empresa com o e-social.

O que é e-social?

E-social é um projeto público implementado com o objetivo de integrar as diferentes obrigações acessórias de natureza trabalhista e, com isso, viabilizar melhor o cumprimento das legislações vigentes.

Órgãos como Ministério do Trabalho e emprego (MTE), Receita Federal do Brasil (RFB) e Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS), cada um dentro de sua competência, terá maiores elementos para fiscalizar o contribuinte e garantir que todos cumpram a lei.

Basicamente, o e-social é um projeto que irá afetar todas as pessoas físicas e jurídicas que empreguem um funcionário ou mais funcionários. Aquelas pessoas que possuem empregados domésticos, por exemplo, já foram atingidos pelo sistema.

O e-social para trabalhador doméstico tem funcionado muito bem. Com ele, o empregador envia todas as informações mensalmente via internet e gera relatórios como holerites e avisos  de férias, bem como os tributos a pagar como FGTS, INSS e IRRF sem sair de casa. Após a implementação, direitos dos trabalhadores domésticos foram finalmente garantidos.

O e-social então funcionará como um banco de dados que será alimentado pelo próprio contribuinte com informações pertinentes aos empregadores e funcionários. Mensalmente, serão enviadas informações no formato de evento que envolvem:

• Cadastro de empresa, enquadramento de risco do negócio para fins de insalubridade, recolhimento de tributos de forma adequada, situação fiscal da empresa e de seus sócios;
• Cadastro de funcionários, cadastro de CPF, de título de eleitor, de RG, de carteira de trabalho, inclusão de dependentes, salários, tempo de serviço, etc.;
• Eventos de remuneração. Todos os valores pagos ao funcionário serão informados: Salário, férias, 13º salário, PLR, comissões, ajudas de custo, vale-refeição, vale-transporte, diárias de hotel. Enfim, tudo o que o funcionário receber de remuneração serão informados ao e-social;
• Movimentações relevantes que impliquem no afastamento do trabalhador de suas atividades laborativas, férias, licenças remuneradas, licença maternidade, afastamento por doença, afastamento para instrução, afastamentos de natureza diversa, entre outros;
• Informações de retenção de tributos, quadro horário, exames admissionais, demissionais e periódicos, contratação de estagiários, menores aprendizes e pessoas portadoras de deficiência, pagamento de horas extras, dsr, etc.

Enfim, foram listados algumas das milhares de informações que serão fornecidas mensalmente ao e-social. Sabe-se  que manter as obrigações sociais em ordem nunca foi tarefa das mais fáceis, o e-social vem com o objetivo de facilitar o cumprimento por meio da tecnologia.

O departamento pessoal da empresa que, pode ser próprio ou terceirizado quando feito pelo escritório de contabilidade, deverá ter um programa de controle de pessoal que deverá estar tecnicamente preparado para o envio das informações automaticamente. Não existe um PVA (programa validador) do e-social. Todas as informações devem ser transmitidas diretamente do programa interno da empresa.

Não existe um PVA (programa validador) do e-social. Todas as informações devem ser transmitidas diretamente do programa interno da empresa.

Quem estará obrigado ao e-social?

Muitas pessoas, erroneamente, acreditam que o e-social é um programa novo que foi avisado pelos órgãos governamentais de última hora para “ferrar” com a vida do contribuinte. Isso não é verdade.

O e-social vem sendo prometido desde 2014 com a implementação das EFD (escrituração fiscal digital). Ocorre que a sua implantação na vida do brasileiro foi sendo postergada ao longo dos anos justamente porque o contribuinte não tinha estrutura (computador e impressoras) e os próprios entes estatais não tinham equipamento e pessoal adequados para tomar realizar  as diligências necessárias ao programa.

Pois bem, 2018 chegou e finalmente o programa iniciou sua implantação. Mas a implantação não deve ser motivo de desespero, uma vez que todos nós já tínhamos conhecimento das novas obrigações. Todos os clientes da ISOTEC Escritório Contábil e Financeiro, por exemplo, foram informados das novas medidas a serem tomadas e das rotinas que deveriam ser adaptadas ao e-social. Prova disso é que, muito embora os leiautes do e-social ainda estejam em fase de modificações, 96% de todos os cadastros de nossos clientes já estão devidamente adaptados e prontos para serem transmitidos ao e-social.

96% de todos os cadastros de nossos clientes já estão devidamente adaptados e prontos para serem transmitidos ao e-social.

A implantação está ocorrendo de forma gradativa: a cada mês uma nova sequência de cadastros está sendo colocada no leiaute.

Em janeiro de 2018: empresas grandes, com faturamento maior do que 78 milhões de reais iniciaram no e-social;

Em julho de 2018: Todas as outras empresas, independente do faturamento;

Em janeiro de 2019: órgãos públicos.

É necessário reafirmar que todos os tipos empresariais estarão obrigados ao e-social. Inclusive aqueles que não têm funcionários. Então, empresas em comandita por ações, EIRELI, MEI, sociedades simples, sociedades limitadas, empresários individuais, etc. TODAS DEVERÃO SE ADAPTAR AO E-SOCIAL.

Se não estavam obrigadas em janeiro de 2018, estarão obrigadas a partir de junho de 2018 conforme imagem abaixo.

Existem alguns burburinhos de que a implantação do e-social será postergada mais uma vez. Ocorre que nenhum órgão público se pronunciou ainda a respeito. Então, o ideal é preparar os cadastros da empresa para cumprir com o cronograma acima exposto. Dessa forma, caso novamente alterem as datas da implantação, sua empresa já estará preparada.

Quais atitudes a empresa deve tomar para melhor se adaptar ao e-social?

Muitas empresas ainda não adequaram seus processos de contratação e manutenção de funcionários às necessidades do e-social. É muito importante que tomem uma atitude o mais rápido possível para não sofrer com penalidades impostas pelos órgãos públicos.

Abaixo indicamos algumas medidas que implantamos em nossos clientes:

Contratação do funcionário – Antes de iniciar suas atividades na empresa, o funcionário deverá fazer exame admissional, entregar toda documentação para registro: RG, CPF, Título de eleitor, comprovante de residência, carteira profissional, RG e CPF dos dependentes e demais documentações que podem ser necessários ao registro de acordo com cada função.

Nesta etapa, todos os documentos devem estar com informações iguais: nome do trabalhador e seus genitores, datas de nascimento, naturalidade, entre outros.

• No momento da contratação todos esses detalhes devem ser fornecidos pelo empregado e conferidos pelo empregador sob pena de inviabilizar o registro e, com isso, o funcionário não poder trabalhar na empresa;      
• A atitude parece drástica e desnecessária, porém ajuda a evitar uma série de problemas ao empregador, visto que muitas empresas já contrataram funcionários inaptos ao trabalho e tomaram conhecimento apenas depois que o funcionário já estava trabalhando.

Manutenção de funcionário – concessão de férias, afastamento não remunerado, exames periódicos e outras obrigações devem ser informadas ao funcionário com antecedência e registradas no e-social dentro dos prazos previstos pela CLT.

• O que acontece hoje é que muitas empresas sequer fazem o controle dessas movimentações ou, quando fazem,  são feitos fora dos prazos determinados em lei. Como exemplo, concessão de férias deve ser de acordo com os critérios da empresa, mas o funcionário deve ser avisado com intervalo de 30 dias. Exames periódicos têm data de validade, a empresa deve realizá-los dentro dos prazos legais para garantir que seu funcionário ainda possui condições para exercer o trabalho. Essas pequenas atitudes colaboram para que a empresa se proteja de ações trabalhistas no futuro.

Pagamento de salários e demais benefícios – toda forma de remuneração paga ao funcionário deverá ser informada no e-social.

• A ISOTEC Escritório Contábil e Financeiro não aconselha seus clientes a fazer “pagamentos por fora” aos funcionários. Ocorre que muitas empresas no Brasil ainda têm essa atitude. Muitas informações serão cruzadas daqui para frente e o “caixa 2” será abolido de nosso sistema. O e-social é uma forma de classificar todas as verbas pagas aos funcionários.

Rescisão de contratos de trabalho – Demitir um funcionário, por qualquer causa que seja sempre exige a preparação de documentos.

• Sempre é necessário observar a necessidade de exame demissional;
• Demissões sem justa causa, independente do tempo quem que o funcionário trabalhou na empresa, deve ser emitido o termo de solicitação de seguro-desemprego;
• Com a reforma trabalhista, a homologação de rescisão em entidade sindical foi dispensada (confira aqui). Porém, regras de pagamento das verbas rescisórias e multa do FGTS foram mantidas em até 10 dias. Pagamentos posteriores podem causar à empresa penalidades.

De maneira geral, o e-social é um programa que vem para efetivar muitas das obrigações trabalhistas previstas na CLT e em legislações esparsas que não vinham sendo cumpridas por 90% dos contribuintes brasileiros. Não devemos encarar esse sistema como algo que pretende dificultar a vida dos empresários.  Devemos encarar como um sistema que, depois de implantado, ajudará muitas empresas a manter suas obrigações trabalhistas em dia.

e-social é um programa que vem para efetivar muitas das obrigações trabalhistas previstas na CLT e em legislações esparsas que não vinham sendo cumpridas por 90% dos contribuintes brasileiros.

A ISOTEC Escritório Contábil e Financeiro vem há dois anos se preparando para implantação do sistema, adquirindo novas plataformas para melhor atender seus clientes e capacitando seus profissionais de departamento pessoal. Muitas dúvidas ainda existem, mas estamos trabalhando para atendê-las e assim dar um maior respaldo aos nossos clientes.

Conte conosco para ajudar sua empresa crescer. Deixe com a gente o trabalho duro para que você se preocupe apenas com aquilo que interessa.